1年間給与明細を電子化した場合に浮くコストは?

会社から支払われる給与が現金支給から銀行振り込みへとシフトした会社が多数を占めていると思いますが、その反面いまだ多くの会社が書面による給与明細を採用しています。しかし会社にも転換するチャンスを迎えます、2007年1月の所得税法改正により、給与受給者の承諾があれば書面による給与明細の変わり、電子交付ができるようになりました。この法改正を期に多くの会社が電子化へとシフトを始めました。従来の書面による給与明細のデメリットは先ず何と言っても印刷代がかかること、そして給与明細の封入作業に事務的人件費がかかることです。さらに全国に支店があるような会社では郵送代がかかります。これに対し電子明細のメリットは、印刷の必要が無いことから印刷代がいらなくなります。また封入作業もなくなりますから事務的人件費や郵送代を削減することができます。会社が従業員に対し至る所でコストの削減をと連呼します。会社側も率先してコスト削減を実施しなければ現在の厳しい経営環境の中生き残るのは大変です、今がその転換期なのです。では実際どの程度のコスト削減が可能なのでしょうか。事務的人件費は数字で評価しにくいので省きますが仮に従業員300人の会社で試算した場合、印刷代や郵送代などを含めると年間約60万近くの経費がかかるでしょう。本来ならこれに事務的人件費がかかるわけですから経費をさらに削減することが可能です。電子明細化にかかる費用は数10万程度で移行が可能です。今現在利用している給与計算ソフトからも問題なくデータの移行ができます。現金支給の時代から銀行振り込みへ変化したように、数年後には電子明細が標準になることでしょう。

給与明細電子化のデメリット

近年多くの企業では給与明細の電子化が進んでいます。紙資源を利用しないエコなどの環境的観点や、管理側のデータの整理の簡易化と効率化などの観点などから、今後も社員母体数の多い企業などでは利用される機会が増えると予想されます。給与明細の電子化の利用者側のメリットは何処にいても確認することが出来るので、出先で給料日を迎えても確認することができます。しかし反対にデメリットとしては、インターネット上に自分の給与明細のデータが蓄積されてしまうということです。給与という個人情報の一つの処分が自分では管理しきれない可能性があり、その情報の取り扱いには十分注意を払う必要があります。また、多くのウェブサイトでは、ある一定の期間で蓄積されていたデータが自動的に削除されて行きます。そういった不可抗力によって数年前の自分の給与を確認したいと思った時に自分の都合ではなく、情報が破棄されてしまうという問題もあります。紙媒体であればその情報の破棄については自分でコントロール出来るので、情報漏洩のリスクマネジメントや、保存期間についても利用者次第でした。やはり、電子化によってもたらされる多くのメリットは会社側の管理統制の部分が強く、デメリットについて目をそらす事は難しいです。小さな店舗や企業での給与管理においてはまだスタンダードな形ではありませんが、近い将来にはより自動的に、また効率的な手段として個人情報であったとしてもインターネットの利用は普及していくでしょう。

給与明細を電子化!ペーパーレスでコスト削減

電子化するということは、ペーパーレス化することで月々の給与明細にかかる印刷代や用紙代を節約することに繋がります。従業員に用紙に印刷して郵送している場合は、封筒や送料等の費用もかかることになります。誤って送付する等のトラブルも避ける事ができますし、給与計算の担当者にも負担が少なくなります。
書面の代わりに次のような方法で従業員に渡します。メールで従業員名義の携帯電話やスマートフォンやパソコン等に送信したり、ウェブブラウザを利用して、個々の給与明細が記載されているサイトを確認もしくは、ファイル形式にしてダウンロードしたり、CDやUSB等の媒体に給与明細のデータを記録して渡すことができます。
電子化はインターネット回線を利用するので、セキュリティ面で不安が生じるかもしれませんが、対策を講じれば問題がありません。ウィルス感染防止ソフトやファイアウォールを装備するのはもちろんですが、給与計算の担当者がサイトに給与明細のデータを送信する際に暗号化させ、定期的にパスワードを変えるようにしておけば、リスクが軽減されます。従業員の側でもできる対策があります。サイトで閲覧する際に、パスワードを見破られにくいものにしたり、定期的に変えるよう周知させれば、給与明細の漏洩を高い確率で防ぐことができます。
コスト削減以外に、電子化してペーパーレスにすることで、企業側から見れば、書面の給与明細に比べて場所を取らないので、保管しやすく、従業員側にとっては、しまい忘れによる紛失を避けることができるというメリットがあります。