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電子化するということは、ペーパーレス化することで月々の給与明細にかかる印刷代や用紙代を節約することに繋がります。従業員に用紙に印刷して郵送している場合は、封筒や送料等の費用もかかることになります。誤って送付する等のトラブルも避ける事ができますし、給与計算の担当者にも負担が少なくなります。
書面の代わりに次のような方法で従業員に渡します。メールで従業員名義の携帯電話やスマートフォンやパソコン等に送信したり、ウェブブラウザを利用して、個々の給与明細が記載されているサイトを確認もしくは、ファイル形式にしてダウンロードしたり、CDやUSB等の媒体に給与明細のデータを記録して渡すことができます。
電子化はインターネット回線を利用するので、セキュリティ面で不安が生じるかもしれませんが、対策を講じれば問題がありません。ウィルス感染防止ソフトやファイアウォールを装備するのはもちろんですが、給与計算の担当者がサイトに給与明細のデータを送信する際に暗号化させ、定期的にパスワードを変えるようにしておけば、リスクが軽減されます。従業員の側でもできる対策があります。サイトで閲覧する際に、パスワードを見破られにくいものにしたり、定期的に変えるよう周知させれば、給与明細の漏洩を高い確率で防ぐことができます。
コスト削減以外に、電子化してペーパーレスにすることで、企業側から見れば、書面の給与明細に比べて場所を取らないので、保管しやすく、従業員側にとっては、しまい忘れによる紛失を避けることができるというメリットがあります。